O certificado digital já é um dos principais temas no meio corporativo. Cada empresa busca otimizar seus processos e elevar o padrão de segurança com economia e praticidade. As obrigações fiscais pressionam o dia a dia dos gestores, que precisam estar prontos para comprovar a validade e a autenticidade de transações e registro de contratos.
Nesse cenário, você já deve ter ouvido que existe uma gama de certificados que podem ser adotados para diversas situações. Dentre eles, há os mais utilizados que são o A1 e o A3, cada um com suas características e particularidades. Logo, surge a dúvida sobre qual certificado digital escolher, A1 ou A3?
Por isso, entenda como funciona o certificado digital A1 e A3. Saiba quais as características e diferenças de cada um e descubra como selecionar o mais adequado para sua empresa. Acompanhe!
Mas afinal, o que é certificado digital?
O certificado digital é uma identidade digital usada para reconhecer empresas e pessoas no ambiente virtual. Garantindo a integridade, autenticidade, confidencialidade e não repúdio às informações eletrônicas por meio da criptografia de dados.
Ao anexar um certificado digital a uma assinatura digital, não somente pode ser detectada a violação de dados, mas também é possível confirmar a chave pública e o criador dos dados pode ser comprovado por meio de uma Autoridade de Certificadora (AC). Todo esse processo é devidamente reconhecido e garantido juridicamente.
Isso porque a AC é submetida ao comitê gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Níveis de segurança são oferecidos por meio de criptografia, que garante a proteção dos dados e a conformidade com as melhores práticas de execução de transações digitais e registros em diversas operações.
Assim, como ele funciona como uma identidade digital, diversos serviços e operações podem ser feitas sem a necessidade da presença física do signatário. Além do mais, há uma ganho na sustentabilidade, redução de custos e agilidade dentro da cadeia de negócios.
Certificado digital A1 ou A3?
Os certificados A1 e A3 são os mais populares e possuem características diferentes e são determinados de acordo com o armazenamento que você pretende utilizar para essa ferramenta. Em linhas gerais, o certificado do tipo A1 é expedido diretamente no seu desktop e fica armazenado no seu navegador de internet ou em dispositivos móveis.
Ele tem 1 ano de validade, sendo criptografado por um software específico e protegido por senha. Após sua emissão, esse tipo de certificado faz uma cópia de segurança na área de trabalho do computador. Também no arquivo gerado constará o número do seu pedido. Para a sua segurança, transfira esta cópia para um local seguro (por exemplo, um pen drive ou na nuvem).
Já o certificado digital A3 é aquele em que a geração e o armazenamento das chaves criptográficas são feitos em cartão inteligente, Token criptográfico ou diretamente na nuvem. Todos estes recursos possuem capacidade de geração das chaves (indispensáveis no correto funcionamento do certificado digital).
Também são protegidos por uma senha agregada a um hardware criptográfico aprovado pela ICP-Brasil. As chaves criptográficas têm no mínimo 2048 bits e a validade deste tipo de certificado é de até 5 anos.
Certificado digital A1
Vantagens
- pode ser utilizado em mais de um dispositivo ao mesmo tempo, proporcionando flexibilidade;
- não corre o risco de ser fisicamente danificado, perdido ou roubado, pois é armazenando digitalmente em servidores ou HD do computador local;
- permite o backup para um servidor em nuvem ou pendrive para não ocorrer perda em caso de formatação do computador ou algum dano ao equipamento;
- agiliza o processo de assinatura de um documento, pois não depende de algum dispositivo externo de intermediação;
- fácil instalação;
- não exige uso de leitores como Cartão Inteligente ou Token.
Desvantagens
- prazo de validade curto de apenas 1 ano;
- se o computador for formatado e não houver uma cópia de segurança o cliente perde o Certificado Digital.
Devido ao seu formato ser totalmente eletrônico, o certificado A1 tem sido fortemente recomentado para ERP de notas fiscais, já que a maioria desses softwares tem uma compatibilidade muito maior com esse formato — e isso somente é possível com o uso do certificado A1.
Certificado digital A3
Vantagens
- um único certificado tem um prazo de 3 anos;
- não pode ser copiado ou transferido para outro dispositivo;
- comodidade, devido à renovação ser feita a cada 3 anos;
- o custo de 3 certificados A1 é um pouco mais elevado que um certificado A3 que tem duração de 3 anos.
Desvantagens
- pode ser furtado, danificado ou extraviado facilmente, já que é emitido na forma física;
- requer o uso de leitor no caso do uso em formato smartcard;
- exige digitar senha sempre que uma assinatura for solicitada;
- em caso de danificação da mídia, não há como emitir segunda via, sendo necessário a compra de outro certificado.
Quando usar
O uso do certificado digital A3 é necessário em alguns serviços específicos, sendo inviável optar por outra opção. Alguns deles são:
- DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias);
- Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior);
- SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital).
Para o caso de obter maior mobilidade, tendo como opções o certificado digital A1 ou A3, o tipo A3 é o mais qualificado, pois pode ser levado para qualquer local, embora o A1 possa ser utilizado em dispositivos móveis.
Qual certificado devo escolher?
Essa é a pergunta mais recorrente entre novos empreendedores, que estão iniciando as atividades de suas empresas agora. Sobre a resposta: ambos oferecem aos usuários segurança, praticidade, economia e dinamismo para o trabalho. Por estar dentro de um Token, Cartão Inteligente ou armazenado em nuvem, o certificado digital A3 oferece um nível maior de segurança.
No caso de perda, por exemplo, não há razão para se preocupar com a utilização por parte de terceiros, já que não é possível copiar os dados do certificado para utilização indevida de pessoas não autorizadas. Se você é um empreendedor que possui muita mobilidade no dia a dia e passa pouco tempo dentro do escritório, então o certificado digital A3 é a melhor escolha.
Entretanto, a respeito do certificado digital A1, sua a principal vantagem é o fato de que o computador fará por você a assinatura digital dos documentos. Isso significa muito mais agilidade nas tarefas diárias, caso sua empresa emita uma grande quantidade de notas fiscais todos os dias, por exemplo.
Independentemente da sua escolha, é importante ressaltar que o nível de segurança das operações de ambos os tipos de certificados digitais é extremamente alto, garantindo a inviolabilidade das informações transmitidas e certificando o aceite de todas as instituições federais envolvidas, inclusive, em tribunais e junto à Receita Federal.
Como obter um certificado digital?
Cada vez mais, as empresas estão buscando se adequar a novas tecnologias e padrões atualizados. Antes de tudo, é preciso identificar as demandas do perfil de negócios para compreender se o certificado A1 ou A3 é o mais adequado. Esse ponto é mais importante que apenas avaliar o valor de investimento. Afinal, não adianta optar pelo mais barato se ele não atender as suas necessidades.
No entanto, o valor cobrado por certificados do mesmo tipo pode variar de acordo com a AC escolhida. Dentro desses aspectos, é preciso primeiro escolher uma Autoridade Certificadora devidamente habilitada pela Receita Federal e credenciada pela ICP-Brasil. As informações sobre as ACs podem ser verificadas no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Após feita a escolha, chega o momento de preencher a documentação de maneira cautelosa, já que todos os dados precisarão ser comprovados e deverão estar de acordo com a legislação vigente para cada segmento de empresa. Também verifique as formas de pagamento disponibilizadas pela AC para a quitação do certificado.
Tendo as informações devidamente registradas, é preciso agendar a validação presencial. A empresa que fornece o certificado vai fazer a verificação para certificar se a documentação apresentada está de acordo com os dados preenchidos no requerimento. Para evitar transtornos, é necessário ter todos os documentos exigidos já em mãos.
Dentre a documentação exigida estão:
- cartão do CNPJ regular (ele deve ser emitido um dia antes da data de validação presencial);
- documento de constituição da empresa (contrato social, estatuto ou requerimento de empresário);
- documento de estabelecimento ou, se for o caso, eleição da diretoria.
Também há documentações específicas que dependem da particularidade da empresa, ou seja, não se aplica a todos os casos. Logo, é necessário verificar quais são os itens obrigatórios para a sua modalidade de negócios junto à Autoridade Certificadora. Depois dessa etapa, se tudo estiver em conformidade com as exigências, a instalação é feita.
É necessário executar testes para verificar se a operação está funcionando corretamente, porque a homologação depende de permissões externas. Essa verificação consiste em analisar a chave pública e privada. Após essa checagem, a implementação do certificado digital é finalizada.
Assim, adotar tecnologias que possibilitem uma gestão de transações seguras viabiliza estruturar novos cenários de negócios. Optar por certificado digital A1 ou A3 é uma decisão que deve se apoiar no tipo de demanda de negócios e capacidade de investimentos. Por isso, avalie os seus processos corporativos e veja qual dessas opções se enquadra melhor as suas necessidades para obter bons resultados.
E então, você já utiliza certificado digital? Saiba mais descobrindo qual certificado escolher de acordo com seu perfil. Até mais!
Fonte: Certisign
